会計監査で必要でも紙である必要はない。

購買依頼という業務について

購買依頼とは、ある部署の業務に於いて必要な物品やサービスなどを購入する際に稟議書と同様に作成するものです。これは仕入先選定に必要な仕入要件などを含めて記載してあるものです。しかし、これはという書類であろうが電磁的記録であろうが物品購入に至った経緯を説明できれば形は問わないものです。(CPAの判断にもよります)

しかし、タイと言う国では「紙文化」だという先入観が強く、そもそも紙文化でなければならない書類が何なのかを理解している人は少ないのではないでしょうか。仮に紙で購買依頼を起こしたとして、基幹の発注業務はデジタルなので検索が行えますが、発注に至った経緯って紙なので、PCで検索できません。また、仕入先選定の見積も紙で添付していれば尚更ということになります。

また、どの部門から何の購買依頼が来たのかが紙である以上、重複した物品購入の依頼が来ていても上長は部門を横断して在庫状況を把握しているわけではないので、2重で発注して本来必要な分量を2倍で発注し購入してしまうことになります。共通物品の購買情報を部門を越えて連携が出来ていないのでそういうことが発生します。

kintoneであれば、購買依頼のステータスに応じて直近でどの部署の誰から何の物品が購買依頼として提出されたのかが見ることができます。
よって、部門間で物品を共有できることに繋がり、配賦を適正に行うことができます。更には、どこの部門がある勘定項目の購入品が多いのかを分析できたり、購買依頼の承認がおりたのにも関わらず、発注処理の方で発注がなされていないなどを基幹システムの情報と比較しても見ることができます。

kintoneで購買依頼の共有を行うことで、ご発注を防ぐことができ、結果的にはコストセービングが行える

本事例では購買依頼の業務をkintoneを活用しながら説明をしていきます。

購買依頼はなぜ発生し、最後はどうなるのか?

過去の記事にも記載しているように業務フローを書き起こしてみてください。
業務には必ず始まりと終わりがあり、ヒト・モノ・カネの因果関係が必ずあります。

【購買業務のフロー例】

  1. 製品を製造する設備が頻繁に停止するという事象が発生=無視すれば生産計画通りに製造できない、更に品質にも影響を及ぼす
  2. 上記の理由からメンテナンスを業者へ依頼したい=依頼しなければ業務が止まり深刻な状況になる
  3. よってサービスの依頼を業者へ行いたい=維持・改善するためには必要
  4. 見積依頼は2社以上へ依頼する=公平性・価格の適正をコンプライアンス的に判断する必要がある
  5. 業者からの見積で価格・サービス内容ともにマッチする=発注業者を選定する
  6. 購買依頼承認をもらう=予算確認・適正・サービス確認をし、妥当と判断する
  7. よって発注処理へ移行し、サービス提供を受け、「業務継続」が可能となる
  8. サービスを受けた結果に対し支払い処理がなされる

ここまでが購買依頼の発生と結果に至るプロセスです。

このプロセスの始まりから結果に至る過程で注意して頂きたいのは、この一連の流れで1−6は会計上資産は動いておらず、あくまで結果予測と予算との兼ね合いのみとなっていること。よって財務会計とは直接関係はありません。ただし、諸元が何であるかを監査上説明できないとならないということになります。これは「発注行為」すなわち資産を動かす理由明確にしなければならないということです。

部門が違うと発注経緯も変わりますが、同じサービス、若しくは物品を同じタイミングで発注してしますこともあります。
発生しやすいのは事務用品費です。例えばホワイトボードマーカーはどの部門でも利用する共通物品です。
縦割りの組織ですとこういった共通物品ですら、共有されておらず結果在庫にってしまうというケースが頻発します。
最悪、消耗品費として計上していたにも関わらず、月次では一旦在庫に振り替えならないのにそれを行わず、税務署指摘を受け追徴課税を受けることもあり得ます。

kintoneで在庫情報を共有することで解決可能です

更に部門別での同一物品の発注を異常値検知することもできます

発注処理前に共有することで、解決することが簡単に行なえる

さて、課題・問題がはっきりしたところでどう解決するのかを提示していきます。
カスタマイズは不要です。

【項目一覧】

  1. 購買依頼番号項目の設置(検索・一意性を保つため)
  2. コスティング部門がどこかの項目を設置
  3. 購買理由を管理する項目を設置
  4. プロジェクト別のセグメントも管理できる項目も設置(予算管理をする場合)
  5. 品目グループ(消耗品・固定資産などグループ)項目を設置
  6. 発注品目名の項目を設置
  7. 業者からの見積を添付する項目を設置
  8. 予算残高が分かる項目を設置(上長のみ閲覧可)
  9. 見積金額項目を設置
  10. 納期項目を設置
  11. 備考項目を設置
  12. 直近の同品目で依頼している関連レコードを表示する項目を設置

これだけです。
直近の依頼状況が見れるだけでなく、部門も分かるので予算上配賦を2分にして2つの部署で購入することが可能になります。
管理会計で必要なセグメントの数は大分類・中分類・小分類など適切に追加をしてください。
起票者はこの項目に従い入力を行うだけで、承認ワークフローへ流すことが行なえます。

難しそうでもkintoneならこれらはすぐに作ることができます。作ったものをたたき台として、チームで話し合ってブラッシュアップしてみてください。

購買依頼承認後にはじめて基幹の発注処理へ連携する

重要なのは、ペーパーではなくとも監査法人が経緯が判断できること

まとめ

監査法人の発注経緯が分かるデータであれば紙である必要はありません。

総括

  1. 発注処理前の購買依頼は紙でなくてよい
  2. 発注依頼を起票した事実は消してはいけない(キャンセル理由が必要)
  3. kintoneで過去の依頼状況を参照しご発注を防ぐことができる
  4. データは基幹システムへ連携できる

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