kintoneでの情報共有と管理

kintoneはアプリを作って今までの煩雑な業務負担を軽減する。というイメージが意外と大きいのではないかと思います。

たしかに『なんでもできる』kintoneならではの特色ではあるのですが、実際はもっと小さい部分でもできることはあるのです。

今日はその1つであるkintoneでの情報管理、情報共有のお話をします。

情報管理、情報共有とは何か

一言で情報管理、情報共有と言っても、契約情報、取引先情報、案件情報、進捗、支払いや請求の管理、従業員情報など、様々なものがあります。

ただ、一つだけ言えることは全て何かしらのファイルで管理しているのではないでしょうか。

例えば、契約情報であればWordファイル、取引先情報であればExcelファイル、もしかすると進捗はテキストファイルで管理しているかもしれません。

さらにはそれらのファイルを共有サーバに保存していて、気が付くと「最新_XXXXXX.xlsx」や「XXXXXX_コピー.xlsx」のようなファイルができていたり・・・。

情報共有についても都度、担当者に声をかけたりメールを送ったりと負担ではないけど地味に煩わしい作業になっているかと思います。

でもkintoneも同じじゃないのと思うかもしれませんが、実はそんなことはないのです。

kintoneでの情報管理、情報共有方法について

実際にkintoneでどうやって情報管理、情報共有をするのかを実例を挙げて解説します。

まず最初に情報管理用アプリを作成します。これをやらなければ始まりません。

このアプリでやりたいことは、あくまでファイルの管理になります。各ファイルに合わせたアプリを作成して運用することではありません。

kintoneのコンセプトとは違うと感じるかもしれませんが様々な理由、例えば

  • アプリ化するほどの内容ではない
  • 新しい運用方法を教育するのが大変
  • 管理方法をあまり変えたくない
  • 今の運用方法で充分運用できている

など挙げられるのではないでしょうか。

そうするとkintone自体いらないのではとなるかもしれませんが、以下の点で共有サーバなどでファイルを管理する以上のメリットがあると思っています。

  • 誰が更新したのかがわからないということがなくなる
  • 用途が不明な「最新_XXXXXX」や「XXXXXX_コピー」のファイルがなくなる
  • 用途毎に振り分けているフォルダがなくなる
  • 更新した内容が誰でもわかるようになる

今、何のファイルが登録されているのか一覧で確認できたり、見せたくないものは権限設定で見せなくすることも可能です。

誰かに報告したい場合でもコメント機能を使ってメンションすることで、メーラーを立ち上げる必要もありません。

 

 

いかがだったでしょうか。

簡単な紹介でしたが、何かしらのヒントになればと思います。

小さいけど煩わしいことも簡単に解決する方法は他にもたくさんあるので、また何か紹介します。

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *