購買依頼をkintoneで管理

購買依頼という業務について 購買依頼とは、ある部署の業務に於いて必要な物品やサービスなどを購入する際に稟議書と同様に作成するものです。これは仕入先選定に必要な仕入要件などを含めて記載してあるものです。しかし、これは紙という書類であろうが電磁的記録であろうが物品購入に至った経緯を説明できれば形は問わないものです。(CPAの判断にもよります) しかし、タイと言う国では「紙文化」だという先入観が強く、そもそも紙文化でなければならない書類が何なのかを理解している人は少ないのではないでしょうか。仮に紙で購買依頼を起こしたとして、基幹の発注業務はデジタルなので検索が行えますが、発注に至った経緯って紙なので、PCで検索できません。また、仕入先選定の見積も紙で添付していれば尚更ということになります。 また、どの部門から何の購買依頼が来たのかが紙である以上、重複した物品購入の依頼が来ていても上長は部門を横断して在庫状況を把握しているわけではないので、2重で発注して本来必要な分量を2倍で発注し購入してしまうことになります。共通物品の購買情報を部門を越えて連携が出来ていないのでそういうことが発生します。 kintoneであれば、購買依頼のステータスに応じて直近でどの部署の誰から何の物品が購買依頼として提出されたのかが見ることができます。 よって、部門間で物品を共有できることに繋がり、配賦を適正に行うことができます。更には、どこの部門がある勘定項目の購入品が多いのかを分析できたり、購買依頼の承認がおりたのにも関わらず、発注処理の方で発注がなされていないなどを基幹システムの情報と比較しても見ることができます。