kintone 見積から請求書発行

kintoneで見積書作成をして、そのまま請求書発行へ利用する 見積書を苦労して作成して、請求書も同様に入力することは非効率であり、転記ミスも発生します。 見積書を発行し顧客からP/Oを受領、そして請求書を発行する 請求書発行のハック!もっと楽しようよ。 kintoneを利用して見積書を発行しました。ただ、それだけでは業務の何を効率化できたのかまだ疑問がある方は多いと思います。 そこでkintone標準機能でもある「アクション」の出番です。 今回は業務スコープの1つを、次の業務スコープとノンプログラミングでつなげる方法をご紹介します。 アクションだけで簡単請求書発行 この「アクション」という機能が優れているポイントを課題に照らし合わせて説明します。 【課題】 1.請求書発行で諸元となる伝票(見積書番号、顧客からの発注書番号)の転記でミスをする 2.何度も同じことをタイプすること自体ナンセンス 2番の内容が全てになってくるのですが、たまに見積書の内容と若干差異が生じたりすることもあります。LOOK UP機能で、内容を引っ張ってくることも可能ですが、その場合は修正などが行えないなどかゆいところに手が届きません。 単純に見積やP/O伝票から内容をコピーしてきたい場合にこの「アクション」が大活躍します。 kintoneのアクションについて(PDF解説) kintone アクションで業務を連携! アクションの使い方の例をご紹介 設定手順はシンプルで簡単です […]

購買依頼をkintoneで管理

購買依頼という業務について 購買依頼とは、ある部署の業務に於いて必要な物品やサービスなどを購入する際に稟議書と同様に作成するものです。これは仕入先選定に必要な仕入要件などを含めて記載してあるものです。しかし、これは紙という書類であろうが電磁的記録であろうが物品購入に至った経緯を説明できれば形は問わないものです。(CPAの判断にもよります) しかし、タイと言う国では「紙文化」だという先入観が強く、そもそも紙文化でなければならない書類が何なのかを理解している人は少ないのではないでしょうか。仮に紙で購買依頼を起こしたとして、基幹の発注業務はデジタルなので検索が行えますが、発注に至った経緯って紙なので、PCで検索できません。また、仕入先選定の見積も紙で添付していれば尚更ということになります。 また、どの部門から何の購買依頼が来たのかが紙である以上、重複した物品購入の依頼が来ていても上長は部門を横断して在庫状況を把握しているわけではないので、2重で発注して本来必要な分量を2倍で発注し購入してしまうことになります。共通物品の購買情報を部門を越えて連携が出来ていないのでそういうことが発生します。 kintoneであれば、購買依頼のステータスに応じて直近でどの部署の誰から何の物品が購買依頼として提出されたのかが見ることができます。 よって、部門間で物品を共有できることに繋がり、配賦を適正に行うことができます。更には、どこの部門がある勘定項目の購入品が多いのかを分析できたり、購買依頼の承認がおりたのにも関わらず、発注処理の方で発注がなされていないなどを基幹システムの情報と比較しても見ることができます。

kintoneでの情報共有と管理

kintoneはアプリを作って今までの煩雑な業務負担を軽減する。というイメージが意外と大きいのではないかと思います。 たしかに『なんでもできる』kintoneならではの特色ではあるのですが、実際はもっと小さい部分でもできることはあるのです。 今日はその1つであるkintoneでの情報管理、情報共有のお話をします。 情報管理、情報共有とは何か 一言で情報管理、情報共有と言っても、契約情報、取引先情報、案件情報、進捗、支払いや請求の管理、従業員情報など、様々なものがあります。 ただ、一つだけ言えることは全て何かしらのファイルで管理しているのではないでしょうか。 例えば、契約情報であればWordファイル、取引先情報であればExcelファイル、もしかすると進捗はテキストファイルで管理しているかもしれません。 さらにはそれらのファイルを共有サーバに保存していて、気が付くと「最新_XXXXXX.xlsx」や「XXXXXX_コピー.xlsx」のようなファイルができていたり・・・。 情報共有についても都度、担当者に声をかけたりメールを送ったりと負担ではないけど地味に煩わしい作業になっているかと思います。 でもkintoneも同じじゃないのと思うかもしれませんが、実はそんなことはないのです。 kintoneでの情報管理、情報共有方法について 実際にkintoneでどうやって情報管理、情報共有をするのかを実例を挙げて解説します。 まず最初に情報管理用アプリを作成します。これをやらなければ始まりません。 このアプリでやりたいことは、あくまでファイルの管理になります。各ファイルに合わせたアプリを作成して運用することではありません。 kintoneのコンセプトとは違うと感じるかもしれませんが様々な理由、例えば アプリ化するほどの内容ではない 新しい運用方法を教育するのが大変 管理方法をあまり変えたくない 今の運用方法で充分運用できている など挙げられるのではないでしょうか。 […]

kintoneで見積作成

はじめに 弊社はひょっとすると、kintoneをタイ国内では一番長く触って来た技術者集団ではないでしょうか。β版のころから開発に協力していました。そんな私たちだから言えることは、「何でもできる」や「3分で作れる」というのは、練習用アプリだけということです。 我々は業務で使うことを前提としているのでそういうことは言いませんし、そういう宣伝はしません。 kintoneの3大要素はそこじゃないです! 業務改善として、それらを言うにはすこーし無理があるからです。基幹業務が分かっていると、例え部分的だとしても難しいですし教育や運用といった先を考えていないと同義になります。お客様の業務は大なり小なり違いもあれば、担当者の方が現状の課題や、作業コストについてなどを整理する必要があります。これができていないと、導入のスコープを絞ることもできず、カスタマイズ機能の肥大化やプロジェクトが終わらないなどの問題に発展します。それは大手であれ同じです。 大きな粒度で構わないので、下記のような業務フロー図を作成することをオススメします。 kintoneをご存知な方は販売 > 見積作成、販売 > 請求書作成、というように販売スペースを作成してその中でアプリの作成をすることで、部門別に管理ができて便利です。 ※kintoneはこの大きな粒度での一つの業務にスコープを絞ることで活用が行なえます。