kintoneで見積書作成をして、そのまま請求書発行へ利用する

見積書を苦労して作成して、請求書も同様に入力することは非効率であり、転記ミスも発生します。

見積書を発行し顧客からP/Oを受領、そして請求書を発行する

請求書発行のハック!もっと楽しようよ。

kintoneを利用して見積書を発行しました。ただ、それだけでは業務の何を効率化できたのかまだ疑問がある方は多いと思います。
そこでkintone標準機能でもある「アクション」の出番です。
今回は業務スコープの1つを、次の業務スコープとノンプログラミングでつなげる方法をご紹介します。

アクションだけで簡単請求書発行

この「アクション」という機能が優れているポイントを課題に照らし合わせて説明します。

【課題】
1.請求書発行で諸元となる伝票(見積書番号、顧客からの発注書番号)の転記でミスをする
2.何度も同じことをタイプすること自体ナンセンス

2番の内容が全てになってくるのですが、たまに見積書の内容と若干差異が生じたりすることもあります。LOOK UP機能で、内容を引っ張ってくることも可能ですが、その場合は修正などが行えないなどかゆいところに手が届きません。
単純に見積やP/O伝票から内容をコピーしてきたい場合にこの「アクション」が大活躍します。

kintoneのアクションについて(PDF解説)

kintone アクションで業務を連携!

アクションの使い方の例をご紹介

設定手順はシンプルで簡単です

【機能一覧】

  1. 見積作成アプリのギアマークをクリック(アプリの管理者であること!)
  2. アプリ設定>設定タブ>その他の設定>アクションをクリック
  3. 下記の図のようにポップアップが出るので、そこの「作成」をクリック
  4. アクション名を入力(アクションをすることで何ができるかを分かりやすく!例えば「請求書作成」など)
  5. コピー先には請求書アプリを指定します(請求書は見積アプリをコピーして作ると手っ取り早いです)
  6. フィールドの関連付けを行います(後述します)
  7. これで見積アプリの詳細画面に4番で付けた名前のボタンが表示されます

ノンプログラミングで見積アプリのレコード情報を請求書アプリのレコードへ転記することができます。
請求書は顧客からもらったPDFの内容を確認して修正することもあると思いますが、その修正を含めて簡単に行なえます。顧客情報など同じことを何度も入力せずなので非常に効率的に作業が完了します。

アクションの活用方法事例

アクションを便利に使いこなすことが、kintone活用へ近道です。また、下記に参考となる合わせ技を紹介します。

【弊社でやってる合せ技】

  1. ステータスと併用し、任意の状態になった際にアクションボタンを表示する(要カスタマイズ)
  2. 入庫アプリ、出荷アプリからアクションを利用してオンハンド在庫表を作る(要カスタマイズ)
  3. 出金アプリ、入金アプリにアクションを付けて小口現金アプリの管理する
  4. 経費申請と予算管理アプリを連携して、予実管理を行う

インとアウトの情報がある場合はそれらを集計するためのアプリを作って、現在の状態を把握することがアクションで行なえます。
応用として変更されたくないデータには、セキュリティ設定で特定のユーザーしか変更ができないようにすることもできます。

kintoneを導入したけれど、活用方法が難しいと思われる方は是非弊社までお問い合わせ下さい。

ドラッグドロップでアプリを作る!

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